Privatlivspolitik for grundejerforeningen nirvanaparken

Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken: oktober 2018

Grundejerforeningen Nirvanaparkens dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Grundejerforeningen Nirvanaparken er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Casper Trolle, sekretær i bestyrelsen
Adresse: Dortevej 24
Mail: sekretar.nirvanaparken@gmail.com

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   • Almindelige personoplysninger:
     Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse-, telefonnummer, e-mailadresse, bankkontonummer
2. Oplysninger om lejere og fremlejetagere:
   • Almindelige personoplysninger:
     Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, bankkontonummer
3. Oplysninger om ventelisteansøgere:
   • Almindelige personoplysninger:
     Kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde indhentes/modtages oplysningerne fra andre kilder: Sælger af bolig, mægler, din udlejer, offentlige myndigheder

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/ aftale med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formål:

• Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og boligafgift samt daglig drift og håndtering af foreningen
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
  • Opfyldelse af lovkrav

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlinger
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af ejer- og boligafgift m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der viser en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af personoplysninger til administrator og revisor samt håndværkere m.v.
• Af praktiske og administrative hensyn samt med henblik på forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger også i en periode efter din udtræden af foreningen

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til et eller flere af de formål, der er beskrevet ovenfor.
Såfremt vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykket, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage ved at give os besked herom.

Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med drift og administration af foreningen sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder ejendomsadministrator, revisor, mæglere og håndværkere.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføringsbrug uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Medlemmer:

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Lejer- eller fremlejetager:

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit leje- eller fremlejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter dit aftaleforhold er ophørt

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik kan rekvireres hos bestyrelsen.